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B1 · Modelo do processo atual (BPMN)

Data Versão Descrição Autor(es)
17/09/2026 1.0 Modelagem inicial do processo AS-IS em BPMN e mapeamento de gargalos operacionais Rodrigo Henrique e Vinicius Vieira
17/09/2026 1.1 Inclusão da cadeia de evidências de ER, rastreabilidade bidirecional e segregação LGPD Rodrigo Henrique
17/09/2026 1.2 Participantes por data conforme a ata; nomenclatura das características alinhada à seção 2; capacidades previstas no lugar de identificadores ainda não atribuídos; figura com legenda numerada Vinicius Vieira
Campo Informação
Código do Artefato B1
Atividade de ER Representação (apoiada em Elicitação e Descoberta / Análise e Consenso)
Rastreabilidade OE01, OE02, CP1, CP2, CP7, CP8, Lei 13.019/2014 (MROSC)

1. Evidência da atividade de Engenharia de Requisitos

Para comprovar a conformidade metodológica da modelagem, o processo seguiu a cadeia estruturada de execução e rastreabilidade:

  • Atividade: Elicitação, Descoberta e Representação de Processos de Negócio.
  • Datas de Execução: 08/09/2026 (presencial no SCS) e 15/09/2026 (reunião remota de alinhamento).
  • Participantes:
  • Pelo Instituto: Maria Clara e Maria Eduarda, do núcleo pedagógico (08/09 e 15/09); a coordenação administrativo-financeira e de execução e a área de projetos (15/09).
  • Pela Equipe: Vinicius Vieira, Maria Eduarda Marques e Daniel Batista em 08/09; Vinicius Vieira, Daniel Batista e Caio Martins em 15/09.
  • Técnicas Empregadas: Entrevista semiestruturada, observação direta das instalações e modelagem de processos, representada na notação BPMN 2.0.
  • Evidências Primárias Auditáveis:
  • Ata formal da reunião presencial de 08/09: ata da reunião presencial de 08/09/2026.
  • Registros brutos: notas manuscritas da equipe em 08/09 (não houve gravação); gravação e transcrição automática de 15/09, com consentimento, arquivadas no Drive restrito da equipe conforme a política de registro.
  • Resultado Produzido: Diagrama BPMN 2.0 representativo do fluxo AS-IS com identificação de 6 gargalos críticos.
  • Requisitos Derivados: As dores mapeadas sustentam diretamente as histórias de usuário HU-01, HU-02, HU-03, HU-04, HU-05 e HU-06.

2. Diagrama do processo atual

O diagrama abaixo ilustra a cadeia operacional do Instituto No Setor. A piscina externa representa o órgão concedente (Financiador Público), comunicando-se via fluxos de mensagem; a piscina interna desdobra a atuação das quatro áreas operacionais.

Modelo do processo atual do Instituto No Setor, na notação BPMN

Figura 4 – Modelo do processo atual (AS-IS) do Instituto No Setor. Fonte: elaborada pelos autores.

3. Descrição operacional das macrofases

[1. Captação & Proposta] ➔ [2. Plano de Trabalho] ➔ [3. Execução Paralela] ➔ [4. Consolidação & Riscos] ➔ [5. Prestação de Contas]

3.1 Captação e submissão da proposta

  • O processo se inicia quando o concedente publica um edital ou disponibiliza emenda parlamentar.
  • A equipe de Captação de Recursos realiza o destrinchamento manual das regras do chamamento e redige a proposta com pesquisa de preços de mercado.
  • A Diretoria de Projetos analisa, aprova e envia a proposta na plataforma oficial de convênios. Em caso de indeferimento, a proposta é arquivada.

3.2 Planejamento e desdobramento de metas

  • Com a proposta aprovada, formaliza-se a celebração da parceria e a homologação do Plano de Trabalho formal.
  • As metas pactuadas são subdivididas na planilha-template da organização conforme três origens normativas: metas do edital, metas do projeto e metas próprias do Instituto.
  • A partir da homologação, um gateway paralelo (+) dispara a execução simultânea das áreas finalística e de suporte financeiro.

3.3 Execução paralela, pedagógica e financeira

  • Trilha A — Coordenação Pedagógica / Campo:
  • Recepção de inscrições e triagem cadastral. Na prática corrente, o acesso aos dados nominais é restrito à equipe pedagógica, entre outras razões pela presença de menores de idade atendidos no SCS.
  • Condução de oficinas, ações urbanas e eventos.
  • Coleta de listas de presença físicas em papel e fotos capturadas em aparelhos telefônicos particulares dos educadores, submetidas via formulários avulsos no Google Forms por projeto.
  • Trilha B — Administrativo-Financeiro:
  • Preenchimento da Matriz de Aquisição manual no Excel para acompanhamento orçamentário.
  • Realização de tomada de preços, cartas-convite e contratos de prestação de serviços.
  • Liquidação e pagamento de despesas por meio do TransferGov e Internet Banking.

3.4 Consolidação gerencial e mitigação de inexecução

  • As duas trilhas convergem em um gateway paralelo de junção (+) na Diretoria de Projetos.
  • A Diretoria consolida saldos financeiros e status de execução para prestar contas à Presidência do Instituto.
  • Ponto de Decisão (Risco de Inexecução):
  • Se for constatado risco de descumprimento de prazos ou quantitativos, a organização atua tempestivamente solicitando Termo Aditivo formal de prorrogação/remanejamento ou redigindo Justificativa Prévia fundamentada.
  • Se o cronograma estiver regular, prossegue-se diretamente para a montagem dos comprovantes.

3.5 Relatório do objeto e prestação de contas

  • A equipe despende esforço intensivo resgatando arquivos dispersos em celulares e formulários para estruturar manualmente o Relatório de Execução do Objeto.
  • Os quantitativos consolidados e relatórios tabulares são digitados no sistema governamental (TransferGov / Parcerias).
  • Avaliação pelo Financiador:
  • Aprovado: Parceria homologada com sucesso e arquivamento formal.
  • Rejeitado / Sem Justificativa: Aplicação de glosa, com devolução dos valores impugnados, nos termos da Lei 13.019/2014 e de seu regulamento; o art. 64, §1º, exige justificativa para meta descumprida.

4. Rastreabilidade dos gargalos às capacidades previstas

Para demonstrar a utilidade prática do modelo no projeto, cada ponto de atrito observado no processo atual foi mapeado diretamente para uma capacidade prevista no CyberSetor:

Gargalo Operacional Identificado Impacto no Cenário AS-IS Requisito / Solução no CyberSetor
G01: Destrinchamento manual de editais Perda de prazos contratuais e requisitos esquecidos. HU-01: Cadastro padronizado de requisitos com indicador, aferição e prazos.
G02: Descentralização de demandas por e-mail/WhatsApp Sobrecarga de analistas e falta de visibilidade sobre pendências. Candidato, sem história derivada: abertura e acompanhamento de chamados ou ordens de serviço, pedido em 15/09. HU-02 cobre apenas responsável, setor e prazo por requisito.
G03: Listas físicas em papel e fotos dispersas Alto esforço de resgate documental e risco de extravio. HU-03 e HU-04: Registro de atividades por tipo de objeto e vinculação direta de evidências às metas.
G04: Contatos retidos em celulares particulares Falta de histórico de participantes e vulnerabilidade à LGPD. HU-06: Base única de pessoas com histórico e governança de dados pessoais.
G05: Ausência de visão unificada para a Presidência Dependência de planilhas frágeis em Excel para consultar status. Candidato, sem história derivada: painel consolidado para a presidência, demanda de 15/09 relatada em nome do presidente e ainda não validada com ele nem priorizada.
G06: Risco iminente de glosa na prestação de contas Obrigatoriedade legal de ressarcimento por ausência de justificativa prévia. HU-05: Geração automatizada do Relatório de Execução do Objeto com exigência de justificativa em metas parciais.