Ata — Reunião presencial com o Instituto Cultural e Social No Setor¶
Documento enviado ao Instituto para conferência e validação. As perguntas da seção "Pontos a confirmar" são o objeto principal desta validação: registram o que a equipe entendeu e precisa ter confirmado antes de transformar em requisito de software.
Identificação¶
| Campo | Registro |
|---|---|
| Código | ATA-2026-09-08 |
| Tipo | Reunião com o cliente — elicitação de requisitos |
| Data | 08/09/2026 (terça-feira) |
| Horário | 16h20 às 17h50, com duração aproximada de 1h30 |
| Local | Sede do Instituto Cultural e Social No Setor — Setor Comercial Sul, Brasília/DF |
| Formato | Presencial, com visita às instalações |
| Participantes — Instituto | Maria Clara e Maria Eduarda, do núcleo pedagógico |
| Participantes — CyberSetor | Vinicius Vieira, Maria Eduarda Marques e Daniel Batista |
| Condução | Conjunta, pelos três integrantes presentes |
| Registro | Vinicius Vieira, a partir de notas manuscritas tomadas durante a reunião |
| Gravação | Não houve gravação nem registro fotográfico |
| Documentos apresentados pela equipe | Documento de Visão de Produto e Projeto, na versão publicada no site do projeto |
| Documentos apresentados pelo Instituto | Relatório de prestação de contas produzido pela organização · Planilha-template que relaciona requisitos do edital, forma de cumprimento e método de comprovação |
| Técnicas de elicitação aplicadas | Entrevista semiestruturada · Observação direta das instalações · Análise de documentos existentes · Triangulação entre fala, documento e observação |
| Sprint | Sprint 1 |
| Reuniões anteriores relacionadas | Reunião por videoconferência de 20/08/2026 · Validação da proposta pelo Instituto em 02/09/2026 |
Nota de leitura: há uma Maria Eduarda no núcleo pedagógico do Instituto e uma Maria Eduarda Marques na equipe CyberSetor. Neste documento, "Maria Eduarda" sem sobrenome refere-se sempre à representante do Instituto.
1. Pauta prevista e cobertura efetiva¶
| # | Bloco previsto | Cobertura |
|---|---|---|
| 1 | Abertura e contexto da disciplina e da extensão universitária | Coberto |
| 2 | O Instituto por dentro: áreas, pessoas e volume de trabalho | Coberto |
| 3 | A cadeia de um projeto, do edital à prestação de contas | Coberto, com documentos à vista |
| 4 | A atividade no dia a dia: inscrição, registro de presença e evidência | Parcialmente coberto |
| 5 | Dados, LGPD e restrições | Parcialmente coberto |
| 6 | Validação da proposta e do cenário atual | Coberto |
| 7 | Combinados e encaminhamentos | Coberto |
A reunião estendeu-se além do previsto porque incluiu visita às instalações. A equipe conheceu os dois prédios utilizados pela organização: o que abriga a diretoria e o que concentra as oficinas e as demais atividades operacionais. Essa observação direta foi determinante para dimensionar a diversidade de frentes que a organização mantém em operação simultânea.
2. Resumo¶
A reunião confirmou o problema central identificado pela equipe: informação dispersa, consolidação manual e ausência de visão contínua sobre o andamento das metas. Mostrou também que esse problema começa antes da execução das atividades, no próprio edital.
O Instituto apresentou um relatório de prestação de contas com padronização parcial, derivada dos requisitos mínimos dos editais, e comprometeu-se a compartilhar a planilha-template que utiliza para relacionar cada requisito do edital com a forma de cumprimento e o método de comprovação.
Duas necessidades novas foram identificadas, ambas ausentes do escopo até então. A primeira é o controle de demandas: hoje não se sabe em que setor e com quem está cada exigência do edital, se o prazo está expirando, nem qual comprovante corresponde a qual indicador. A segunda é a base única de pessoas: não há registro consolidado de quem participou dos projetos, e os contatos ficam em listas telefônicas nos celulares dos membros da equipe.
Cerca de 90% da receita da organização é pública, proveniente de editais, chamamentos e emendas parlamentares. A captação junto à iniciativa privada é vista como oportunidade ainda não explorada.
3. Registro por tema¶
3.1 Estrutura e papéis¶
A Direção e a Diretoria de Projetos concentram a captação de recursos, a prestação de contas e a resolução de emergências operacionais.
A organização não possui área de Recursos Humanos.
A área Pedagógica executa o plano de trabalho.
A área de Captação de Recursos escreve projetos para o Governo do Distrito Federal, para editais voltados a cidadania e a população em situação de rua, e para a Fiocruz. Elabora planos de trabalho, planilha orçamentária e pesquisa de preços de referência, acompanha as prioridades de governo e trata das emendas parlamentares. As emendas trazem maior carga burocrática junto às plataformas federais, embora a prestação de contas seja equivalente entre os financiadores.
3.2 O ciclo de um projeto financiado¶
O edital, o chamamento ou a licitação prescreve requisitos mínimos. Ao chegar, esse conjunto é destrinchado manualmente pela equipe.
A organização produz então a proposta de trabalho e a submete. Aprovada a proposta, elabora-se o plano de trabalho, já alimentado com os indicadores das metas, que se dividem em três origens: metas obrigatórias do edital, metas específicas do projeto e metas do próprio Instituto.
O relatório de prestação de contas nasce dessa estrutura, e o quantitativo final é digitado na plataforma do financiador.
Há projetos em prestação de contas neste momento, e eles precisam de três coisas: clareza sobre metas e prioridades, organização da comprovação, e um relatório que reúna todos os indicadores.
Quando a execução não alcança o previsto, o instrumento utilizado é o termo aditivo.
Na vertente cultural, em que o objeto costuma ser um evento, muda a forma de comprovação, e o plano varia conforme o objeto contratado.
3.3 Dores confirmadas¶
Maior gargalo. Dados dispersos e separados entre áreas, ausência de integração, cultura organizacional pouco digitalizada e equipe insuficiente para operar muitos projetos com muitas exigências burocráticas ao mesmo tempo.
Ausência de controle de demandas. Não se sabe em que setor e com quem está cada demanda, se o prazo está expirando, nem qual comprovante ou evidência corresponde a qual indicador ou requisito. A consequência relatada é a perda de informação e, eventualmente, exigências do edital não atendidas.
Ausência de base única de pessoas. Não há registro consolidado de quem participou dos projetos, do histórico por pessoa e dos contatos. A comunicação parte de listas telefônicas nos celulares dos membros da equipe. Perde-se, com isso, a divulgação dirigida a quem tem perfil compatível, a retenção de antigos participantes e a conversão deles em voluntários.
Visibilidade interna. Há necessidade de integrar projetos, ordem de prioridade, datas e cronograma, e de fazer com que as equipes saibam quais projetos estão em andamento. Existe uma planilha de acompanhamento, mas falta tempo para mantê-la.
3.4 Financiamento¶
Aproximadamente 90% dos recursos vêm de fonte pública, por licitação, chamamento ou emenda parlamentar, além de parcerias eventuais.
A equipe formulou, a partir disso, uma hipótese que ainda precisa ser validada pelo Instituto: a iniciativa privada participa pouco porque não há dados de impacto organizados para apresentar a um possível patrocinador. Não é uma afirmação da organização, e sim uma leitura da equipe.
3.5 Validação da proposta¶
O Instituto reiterou a aderência da proposta ao problema, confirmando a validação já manifestada em 02/09/2026.
A equipe apresentou o Documento de Visão de Produto e Projeto na versão publicada no site, e recebeu parecer positivo sobre o conteúdo. Ficou combinado o envio desta ata para conferência.
4. Decisões¶
| # | Decisão |
|---|---|
| 1 | O Instituto compartilhará com a equipe a planilha-template que relaciona requisitos, forma de cumprimento e método de comprovação, além do modelo de relatório apresentado na reunião |
| 2 | A equipe reposiciona o centro do produto para o ciclo do projeto financiado, que vai do edital à prestação de contas, passando por proposta, plano de trabalho, execução e evidências, mantendo o escopo enxuto |
| 3 | Entram na análise de escopo, pelo critério de necessidade e desejo: o controle mínimo de demandas, com responsável, setor, prazo e situação por requisito, e a base única de pessoas com registro de consentimento. Segmentação para divulgação, exportação para as plataformas dos financiadores e página de transparência entram como candidatos de menor prioridade |
| 4 | Permanecem fora desta versão do produto: emissão de certificados, controle financeiro, disparo automático de mensagens, integração por API com plataformas públicas, tratamento de dados pessoais sensíveis e sala virtual de aula |
5. Encaminhamentos¶
| # | Ação | Responsável | Prazo |
|---|---|---|---|
| 1 | Enviar esta ata ao Instituto para conferência e validação, com as perguntas da seção 6 | Maria Eduarda Marques | 10/09 |
| 2 | Receber a planilha-template e o modelo de relatório e arquivá-los no repositório de trabalho da equipe | Maria Eduarda Marques | 10/09 |
| 3 | Analisar a planilha-template com o checklist definido pela equipe e registrar as lacunas | Vinicius Vieira e Rodrigo Henrique | 12/09 |
| 4 | Atualizar a caracterização do cliente e o mapa de stakeholders com os papéis reais | Dupla A | 12/09 |
| 5 | Solicitar ao Instituto um edital real, uma exportação da plataforma do financiador e os contatos da Diretoria de Projetos e da área Administrativo-Financeira | Maria Eduarda Marques | 12/09 |
| 6 | Agendar conversas de 30 minutos com a Diretoria de Projetos e com a área Administrativo-Financeira | Maria Eduarda Marques | até 26/09 |
| 7 | Agendar o acompanhamento de uma atividade em execução, para observação do registro de presença | Equipe | até 26/09 |
| 8 | Realizar sessão de validação com o Instituto, apresentando o modelo de meta e o esboço do relatório sobre um projeto real da organização | Equipe | cerca de 29/09 |
| 9 | Criar o grupo de comunicação direta entre equipe e Instituto | Maria Eduarda Marques | 10/09 |
6. Pontos a confirmar com o Instituto¶
Esta seção é o objeto principal da validação. Cada item registra algo que a equipe entendeu e precisa ter confirmado, corrigido ou complementado antes de transformar em requisito de software.
-
Atuação em rede. As anotações registram a menção a outra associação que fiscaliza a execução quando o Instituto não dá conta, que precisa estar ciente do plano e que pode motivar termo aditivo. Trata-se de uma associação parceira nessa condição, ou a referência é à fiscalização do próprio financiador e à cooperação entre organizações do setor?
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Vínculo institucional dos projetos. Nos projetos executados sob uma Secretaria, o banco de alunos e os certificados ficam na plataforma dela? E nos projetos próprios do Instituto, o que existe hoje para esse registro?
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Planilha de acompanhamento. O problema é a falta de tempo para mantê-la atualizada, ou a planilha não contempla o controle de prazos?
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Plataformas dos financiadores. Em quais plataformas o quantitativo é digitado hoje? Seria possível ver uma tela ou uma planilha exportada de alguma delas?
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Pessoas de referência. Quem responde pela Diretoria de Projetos e quem responde pela área Administrativo-Financeira? Teriam disponibilidade para uma conversa de 30 minutos com a equipe até o fim de setembro?
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Público atendido. As atividades atendem crianças ou adolescentes? Quais dados são coletados dos participantes hoje, no momento da inscrição e da presença?
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Condições de campo. Há acesso à internet nos locais onde as atividades acontecem? O registro de presença poderia ser feito pelo celular da pessoa que conduz a atividade?
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Continuidade após dezembro. Quem, no Instituto, poderia acompanhar o sistema depois do encerramento da disciplina?
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Autorizações. A equipe pode citar no site do projeto a validação da proposta manifestada pelo Instituto?
7. Insumos para o Documento de Visão¶
| Achado desta reunião | Seção do documento |
|---|---|
| A cadeia de trabalho começa no edital, e não na atividade | 1.4 Declaração do problema · 2.1 Objetivo geral |
| Estrutura real das áreas e concentração de atribuições na Diretoria de Projetos | 1.3 Descrição do cliente · 1.6 Stakeholders |
| Ausência de controle de demandas e de base única de pessoas | 1.4 Declaração do problema · 2.3 Características da solução |
| Composição do financiamento e regimes dos financiadores | 1.3 Descrição do cliente · 2.4 Restrições |
| Validação da proposta pelo cliente | 7.3 Validação com o cliente |
Anexos¶
- Notas manuscritas de 08/09/2026, tomadas durante a reunião
- Análise consolidada produzida pela equipe após a reunião, com pesquisa sobre os regimes de prestação de contas dos financiadores
Histórico de versões¶
| Versão | Data | Autor | Descrição |
|---|---|---|---|
| 0.1 | 09/09/2026 | Vinicius Vieira | Redação a partir das notas manuscritas e do relato da reunião |
| 0.2 | 09/09/2026 | Vinicius Vieira | Preenchimento dos dados da reunião e adequação do documento para envio ao Instituto |
| 1.0 | Pendente | — | Validação formal pelo Instituto, após conferência desta versão |