Ata — Reunião de alinhamento com o Instituto Cultural e Social No Setor¶
Versão preliminar, sujeita à conferência do Instituto antes da publicação definitiva. Esta ata é uma síntese revisada pelo relator; a gravação e a transcrição ficam restritas ao Drive da equipe e não são publicadas.
Reunião de alinhamento com o Instituto para debater as demandas da organização, compreender os fluxos operacionais de compras e pagamentos, tratar da governança e restrições de dados pessoais (LGPD) e avaliar expectativas quanto ao escopo do MVP, com ênfase na viabilidade das demandas de automação de chamados e painéis gerenciais para a Presidência.
Estrutura interna: Fillipe Ramos detalhou a organização institucional: diretoria colegiada de três pessoas, coordenação administrativo-financeira, coordenação de execução, além das coordenações pedagógica, cultural e de projetos específicos.
Processos administrativos: O ciclo operacional envolve tomada de preços, cartas-convite, cadastro de fornecedores, formalização de contratos e envio de relatórios periódicos de atividades via Google Forms por projeto. Os pagamentos ocorrem majoritariamente pela plataforma TransferGov, combinada com Internet Banking e o sistema distrital Parcerias.
Matriz de Aquisição: O acompanhamento de compras e despesas baseia-se em uma planilha em Excel preenchida manualmente pelo administrativo-financeiro com base no plano de trabalho e no plano de aplicação. Foi destacada a fragilidade desse controle manual, que carece de automação e fórmulas integradas, expondo a equipe a riscos de inconsistências e perda de histórico.
Segregação de acessos: Clara Novaes estabeleceu a necessidade de separação estrita de acessos entre as áreas: o setor administrativo-financeiro deve acessar apenas os dados pertinentes à sua gestão (compras, contratos e notas fiscais), sem acesso a dados nominais de participantes.
Atendimento a menores e vulneráveis: Os cadastros e formulários de inscrição dos estudantes devem ficar vinculados exclusivamente ao núcleo pedagógico, tanto para conformidade com a LGPD quanto pelo fato de as atividades formativas atenderem crianças, adolescentes e públicos em situação de vulnerabilidade.
Compromisso técnico: A equipe de desenvolvimento ratificou que a solução implementará controle de acesso baseado em papéis (RBAC), assegurando que dados nominais não sejam expostos fora do escopo pedagógico.
2.3 Demandas e prioridades do MVP (automação e painéis gerenciais)¶
Painel consolidado para a Presidência: Franci e Fillipe Ramos relataram o pedido do presidente Rafael por um dashboard unificado que permita acompanhar execuções, cronogramas, saldos e remanejamentos entre projetos. A equipe técnica esclareceu a limitação temporal do semestre e registrou a demanda como candidata, pendente de validação direta com a Presidência e sem prioridade definida no MVP atual.
Gestão de chamados descentralizados: Fillipe Ramos apontou a sobrecarga decorrente de demandas internas que chegam de forma desordenada por e-mail e mensagens, sugerindo uma ferramenta de chamados ou ordens de serviço (registrada como candidata).
Comprovações em campo e redundância: Reforçada a necessidade de registro de fotos com coordenadas e presenças em campo, inclusive sem internet. Vinicius Vieira esclareceu que a aplicação terá rotinas automatizadas de backup a cada 6 horas e permitirá exportação de relatórios em PDF e planilhas para que o Instituto guarde cópias no Google Drive institucional.
Os dados nominais e formulários de inscrição de participantes ficam restritos exclusivamente ao acesso do núcleo pedagógico, bloqueando-se o acesso pelo setor administrativo-financeiro (LGPD).
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O painel para a Presidência e o sistema de ordens de serviço são registrados como demandas candidatas em estudo de viabilidade, mantendo o foco inicial do MVP na coleta de campo e na prestação de contas.
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O sistema proverá suporte à exportação de relatórios e dados consolidados em formatos abertos (PDF, CSV/Excel) para arquivamento no Google Drive da instituição.
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Realização de visita presencial da equipe ao Instituto para examinar o fluxo prático das analistas em projetos reais (projetos 061 a 065 e 068).