Visão Geral do Cliente e Negócio¶
Introdução¶
A Ação Entre Amigos BSB é uma organização não governamental sem fins lucrativos voltada para ações sociais e apoio comunitário. A instituição atua principalmente na arrecadação, gestão e distribuição de doações destinadas a famílias em situação de vulnerabilidade social no Distrito Federal.
O projeto teve início em setembro de 2013, durante ações quinzenais de distribuição de sopa realizadas por um grupo de voluntários. Durante essas atividades, os participantes identificaram uma comunidade em situação de extrema vulnerabilidade localizada nas proximidades do Setor Militar Urbano (SMU). A partir dessa descoberta, foi organizada uma ação de Natal para auxiliar as famílias da região, marcando o início de um trabalho social contínuo.
Com o crescimento das ações e do número de voluntários, surgiu a necessidade de formalização da iniciativa, que passou a atuar legalmente como uma Organização Não Governamental (ONG). Atualmente, a instituição possui centenas de voluntários cadastrados e já realizou dezenas de ações sociais voltadas ao auxílio comunitário.
Identificação do Cliente¶
- Nome: AÇÃO ENTRE AMIGOS BSB
- Tipo: Organização não governamental
- Representante: Carlos Vaz
- Forma de contato: Reuniões periódicas, e-mail e aplicativos de mensagens instantâneas
- Vínculo com o projeto: Coordenador geral da organização, responsável pela gestão de eventos e pela logística das doações.
Contexto Atual do Negócio¶
Atualmente, a ONG realiza atividades relacionadas à coleta, organização e distribuição de doações, incluindo alimentos, roupas, produtos de higiene e recursos financeiros. Além disso, também promove campanhas sociais e eventos beneficentes voltados para o atendimento da comunidade, com uma frequencia média trimestral.
Segundo dados consolidados até o início de 2026, a instituição conta com aproximadamente 424 voluntários cadastrados, já realizou 51 ações sociais e auxiliou cerca de 3.995 pessoas, acumulando mais de R$ 242 mil arrecadados ao longo de sua trajetória.
Apesar do impacto positivo das ações, grande parte da gestão operacional ainda ocorre de maneira informal. O controle das arrecadações, organização dos eventos e comunicação entre os participantes acontece principalmente por meio de grupos em aplicativos de mensagens e planilhas preenchidas manualmente.
Essa falta de centralização gera impactos operacionais severos, como atrasos na organização dos eventos, risco de falta ou excesso de itens específicos nas arrecadações e um alto volume de retrabalho manual.
Na 46ª Ação, por exemplo, a coordenação precisou gerenciar e conciliar manualmente dezenas de comprovantes de PIX e faturas fragmentadas, totalizando R$9.844,06, variando desde a locação até a compra de caixas organizadoras e suprimentos alimentícios. A ausência de automação torna a compilação desses números extremamente demorada, consumindo cerca de 2 horas diarias de trabalho dedicadas pelo moderador apenas para consolidar os relatórios.
Consequentemente, a dificuldade de rastrear as doações prejudica a prestação de contas, evidenciando a necessidade urgente de uma solução tecnológica para estruturar a gestão.
Rich Picture¶
A Figura 1 apresenta uma visão geral do fluxo atual de arrecadação e gestão da Ação Entre Amigos BSB.
O processo permanece fortemente centralizado na figura do moderador, que realiza manualmente o acompanhamento das doações, o registro das contribuições e a atualização das planilhas de controle. Atualmente, a comunicação ocorre principalmente pelo WhatsApp, enquanto o controle operacional é realizado em planilhas eletrônicas.
O principal gargalo operacional ocorre neste momento: o moderador precisa ler cada mensagem, extrair a promessa de doação e registrar manualmente em uma planilha para calcular o progresso das metas. Posteriormente, quando o doador entrega o mantimento no ponto de coleta, o moderador realiza uma nova conferência e anotação manual na planilha para confirmar a entrada no estoque. Esse ecossistema dependente do trabalho manual e fragmentado entre o WhatsApp e as Planilhas gera ineficiências logísticas, dificulta a visibilidade das metas em tempo real e atrasa a prestação de contas, evidenciando a oportunidade de centralização em uma plataforma dedicada.
Para ilustrar o impacto desse gargalo na rotina do moderador, em campanhas de grande porte como a 51ª Ação, o fluxo manual de conciliação exigiu o acompanhamento e a prestação de contas de R$ 4.451,17 recebidos apenas via doações diretas, além do registro individual de dezenas de categorias de itens físicos, que incluíram desde 151 peças de roupas e calçados até dezenas de quilos de alimentos (arroz, feijão, leite) e produtos de limpeza. A transcrição manual desse volume do chat para as planilhas frequentemente gera inconsistências, tais como a discrepância entre o que o voluntário promete no aplicativo e o que é efetivamente entregue ou baixado no estoque digital.
Segmentação de Clientes e Usuários¶
Embora o cliente principal do projeto seja a própria ONG Ação Entre Amigos BSB, o sistema proposto atenderá diferentes perfis de usuários.
Voluntários¶
Usuários interessados em contribuir com campanhas sociais por meio de doações financeiras, entrega de itens ou participação em eventos organizados pela ONG. Esses usuários necessitam de acesso facilitado às campanhas, metas de arrecadação e informações sobre formas de contribuição.
Colaboradores da ONG¶
Responsáveis pela organização e gestão das atividades da instituição, incluindo a criação de eventos, controle de doações e acompanhamento das campanhas. Para esse grupo, o sistema deve oferecer suporte à centralização das informações, bem como funcionalidades que auxiliem na organização e no registro das ações realizadas.
Oportunidade Identificada¶
A análise do cenário atual evidencia a necessidade de uma solução tecnológica capaz de centralizar e automatizar os processos operacionais da ONG.
A proposta busca reduzir o retrabalho manual, melhorar o controle das arrecadações e facilitar a gestão das campanhas sociais, aumentando a transparência e a eficiência operacional da instituição.
Histórico de Versão¶
| Versão | Data | Descrição | Autor(es) | Revisor(es) |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | 13/05/2026 | Criação da página consolidada de visão geral do cliente e negócio | Guilherme | Equipe |