1. Cenário Atual e Negócio

1.1. Identificação e Contexto

Identificação dos Clientes/Parceiros

• Nome: Sociedade Espírita Auta de Souza;
• Tipo: Instituição Social-Educacional.
• Representante: Jussara Cordeiro Limeira (Vice-presidente da Associação).
• Forma de contato: Reuniões Periódicas por videoconferência e canal de mensagens instantâneas.
• Vínculo com o projeto: Cliente real e umas das partes interessadas principais, pois representa o stakeholder (Presidência da instituição) e usuário final do sistema (Gestor do projeto sócio-educacional). Será um dos responsáveis por elicitar, validar requisitos e decisões do projeto, além de avaliar as entregas realizadas ao longo do desenvolvimento.

Introdução ao Negócio e Contexto

A instituição cliente é uma organização de caráter social que atua no apoio a famílias em situação de vulnerabilidade, oferecendo cursos, oficinas e ações voltadas principalmente à promoção da saúde mental, bem-estar e assistência básica. Inserida no terceiro setor, sua atuação não possui fins lucrativos, sendo fortemente baseada no trabalho voluntário e no engajamento da comunidade. Ao longo de suas atividades, a instituição tem conseguido atender dezenas de famílias, promovendo não apenas suporte material, como doações, mas também desenvolvimento pessoal e social por meio de suas iniciativas.

O público-alvo da instituição é composto majoritariamente por pessoas em contextos de vulnerabilidade social, incluindo indivíduos que buscam apoio emocional, qualificação por meio de cursos e acompanhamento contínuo em atividades oferecidas. Além disso, a instituição também se relaciona com voluntários que atuam como instrutores e colaboradores, bem como com gestores responsáveis pela coordenação das ações e tomada de decisões estratégicas.

Apesar do impacto positivo gerado, a instituição ainda enfrenta desafios relacionados à organização e gestão das informações. Historicamente, o controle de dados tem sido realizado de forma manual e descentralizada, utilizando cadernos e planilhas individuais, o que dificulta o acompanhamento dos participantes, a análise de resultados e a geração de relatórios. Esse cenário limita a capacidade da instituição de monitorar o engajamento dos alunos, identificar evasões e demonstrar de forma estruturada o impacto social de suas ações.

Rich Picture

1.2. Oportunidade e Desafios

Identificação da Oportunidade ou Problema

Há um problema claro na forma como a instituição gerencia as informações relacionadas aos alunos e às atividades realizadas. Atualmente, não existe um sistema centralizado, o que faz com que os dados fiquem dispersos entre cadernos e planilhas individuais, dificultando o acompanhamento de frequência, evasão e histórico dos participantes, além de tornar a geração de relatórios um processo manual e sujeito a erros.

Além disso, a instituição ainda não utiliza uma abordagem orientada a dados, o que limita a análise estratégica e a identificação de indicadores relevantes. A descentralização dos processos, onde cada instrutor registra informações de forma independente, gera inconsistências, retrabalho e dificulta a consolidação dos dados.

Esse cenário é agravado pela dependência de trabalho voluntário e pela comunicação fragmentada entre instrutores e gestores, comprometendo a continuidade e a confiabilidade das informações. Como consequência, a instituição tem dificuldade em acompanhar seus alunos, fortalecer o relacionamento com eles e demonstrar de forma clara seu impacto social.

Dessa forma, evidencia-se a necessidade de uma solução que centralize, organize e torne acessíveis as informações, apoiando tanto a operação quanto a tomada de decisão.

Desafios do Projeto

A partir do problema de gestão ineficiente das informações educacionais e sociais, o projeto apresenta desafios técnicos, organizacionais, de conhecimento e financeiros.

Do ponto de vista técnico, é necessário desenvolver uma solução simples e acessível, compatível com a realidade da instituição, que atualmente utiliza ferramentas básicas. Também devem ser consideradas possíveis limitações de infraestrutura, como acesso à internet e dispositivos.

No aspecto de conhecimento, há o desafio de garantir que voluntários consigam utilizar o sistema, exigindo uma interface intuitiva e possível capacitação, evitando resistência à adoção.

Operacionalmente, a falta de padronização e a descentralização dos processos dificultam a implementação da solução, exigindo mudanças na forma de registro e organização das informações.

Além disso, a dependência de voluntários e sua rotatividade impactam a continuidade do uso do sistema, tornando o engajamento dos usuários um fator crítico.

Por fim, há o desafio financeiro, já que a instituição possui recursos limitados, sendo necessário considerar custos operacionais como servidores e manutenção, buscando uma solução viável e sustentável.

1.3. Stakeholders

Mapa de Stakeholders

Vice-presidente: Stakeholder central por ser a responsável pela mediação da plataforma. É o ponto de contato entre as decisões estratégicas, comunicação com desenvolvedores e a operação cotidiana, garantindo que a ferramenta atenda às necessidades de todos os perfis.

Diretores: São usuários finais da plataforma (acessam informações, gerenciam beneficiários) e, ao mesmo tempo, fornecem suporte nas decisões estratégicas sobre os programas. Contribuem com a vice-presidente para tratar de demandas da aplicação em caso de sua ausência.

Professores: Usuários do dia a dia da plataforma, responsáveis pelo registro de frequência, controle de faltas e gestão de matrículas dos beneficiários nas turmas. Reportam as informações operacionais, como frequência de alunos, que chegam até os diretores.

Time de desenvolvimento: Responsáveis por planejar, construir e entregar a solução. Seu trabalho precisa estar alinhado às necessidades identificadas junto aos demais stakeholders com a finalidade de mediar a solução para satisfazer todas as partes e resolver os problemas mapeado.

Abaixo é apresentado mais detalhes de quem serão os stakeholders que irão acompanhar, validar, elicitar e ajudar no processo de descoberta de novos requisitos durante o desenvolvimento do projeto.

A seguir, é apresentado um quadro resumo dos stakeholders.

Stakeholders	Relação com a solução	Interesse principal	Influência
Vice-Presidente (Rep: Jussara Cordeiro Limeira)	Cliente real, usuário final e mediador.	Buscar oportunidades de gerir beneficiários da organização.	Alta
Diretores	Cliente real, usuário final e mediadores em caso de ausência da presidência	Suporte em tomadas de decisão, gerência de beneficiários da organização.	Média
Professores	Cliente real, usuário final da aplicação.	Controle dos beneficiários	Média
Desenvolvedores (Rep: Gabriel M, Gabriel, Vinicius, Medeiros, Guilherme)	Desenvolvedores da solução, junto aos stakeholders, são responsáveis por mapear a solução e desenvolvê-la atendendo as necessidades de todas as partes.	Mapear as necessidades e desenvolver a solução	Alta

1.4. Segmentação de Clientes

A instituição atende a diferentes perfis de clientes, cada um com necessidades, expectativas e formas de interação distintas com as atividades oferecidas. Compreender essa segmentação é fundamental para o desenvolvimento de uma solução que realmente gere valor para todos os envolvidos.

O principal grupo é composto pelos alunos/participantes dos cursos e atividades. Esse público inclui pessoas em situação de vulnerabilidade social, famílias atendidas pela instituição e indivíduos que buscam apoio por meio de cursos, oficinas e ações voltadas à saúde mental e bem-estar. Esses usuários necessitam de um acompanhamento mais próximo, com registro de frequência, histórico de participação e continuidade no atendimento, além de um relacionamento mais humanizado.

Outro perfil relevante é o dos instrutores, que geralmente atuam de forma voluntária. Eles são responsáveis por ministrar cursos, acompanhar os alunos e realizar registros das atividades. Para esse grupo, a principal necessidade está relacionada à praticidade e agilidade no uso de ferramentas, já que não podem dedicar muito tempo a tarefas burocráticas. A solução deve, portanto, ser simples, intuitiva e eficiente, facilitando o registro de presença e a gestão das turmas.

Há também o perfil dos gestores/diretores da instituição, que possuem uma visão mais estratégica. Esse grupo precisa de acesso a informações consolidadas para tomada de decisão, como relatórios sobre participação, evasão e impacto social das ações. Além disso, esses dados são essenciais para a prestação de contas, captação de recursos e fortalecimento institucional.

Outro segmento importante é formado por parceiros e apoiadores, como doadores, organizações parceiras e possíveis investidores sociais. Embora não utilizem diretamente o sistema no dia a dia, esse público depende das informações geradas pela instituição para avaliar o impacto das ações desenvolvidas. Assim, a disponibilidade de dados organizados e confiáveis contribui para aumentar a credibilidade e a transparência da instituição.

Por fim, pode-se considerar também a comunidade em geral, que é impactada indiretamente pelas atividades realizadas. Esse grupo inclui familiares dos participantes e a sociedade ao redor, que se beneficiam das ações sociais promovidas. Embora não sejam usuários diretos da solução, eles fazem parte do ecossistema e reforçam a importância de uma gestão eficiente das informações.

Dessa forma, a solução proposta deve atender a múltiplos perfis, equilibrando simplicidade operacional para usuários do dia a dia, como instrutores, com capacidade analítica e estratégica para gestores, além de gerar dados confiáveis que fortaleçam a relação com parceiros e a comunidade.