Ata de Reunião dia 17/09/2026

Data: Quinta-feira, 17 de setembro de 2026
Modalidade: Presencial
Participantes pela equipe do projeto: Marcos Vinicius Monteiro
Participante representando o cliente (CECP): Pedro Augusto Cajado Coutinho
Pauta: Retomada do projeto, alinhamento do cenário construído pela equipe e levantamento inicial de necessidades e requisitos do sistema de gestão da ONG.

1. Retomada do que foi tratado anteriormente

Pedro relembrou seu entendimento sobre o que havia sido discutido na primeira reunião com a equipe. Segundo ele, o projeto envolveria a reformulação e atualização da presença digital da instituição, incluindo informações institucionais e uma estrutura para armazenamento de dados relacionados às inscrições e aos documentos exigidos pela ONG.

Foram mencionadas como necessidades inicialmente compreendidas:

Atualizar e apresentar as informações atuais da instituição;
Disponibilizar uma estrutura para armazenamento dos dados de inscrições;
Permitir o armazenamento dos documentos exigidos pela ONG.

Marcos explicou que, desde a primeira reunião, a equipe vem trabalhando na identificação do cenário, do problema e das necessidades relacionadas ao projeto. Foi reforçado que o sistema será desenvolvido para atender à realidade da ONG e, por isso, o levantamento precisa ocorrer de forma colaborativa com seus representantes.

Também foi ressaltado que a equipe não deve presumir necessidades ou funcionalidades sem validação com os responsáveis e usuários envolvidos.

2. Necessidade de múltiplas fontes de informação

Marcos explicou que Pedro não deve ser considerado a única fonte de informações para o levantamento de requisitos. Como o sistema deverá apoiar diferentes atividades da ONG, é necessário conhecer também a perspectiva de outros envolvidos.

Foram citados como possíveis fontes de informação:

Alunos;
Professores;
Sandra;
Ivan;
Outros participantes envolvidos nas atividades da instituição.

Pedro concordou com a necessidade de obter essas diferentes perspectivas.

Pedro ficou de conversar com Sandra e Ivan após o fim de semana do campeonato de judô, período em que ambos estão envolvidos com a organização do evento. A participação deles deverá contribuir especialmente para o levantamento relacionado à gestão institucional da ONG.

3. Objetivo do sistema

Foi apresentado a Pedro o entendimento da equipe sobre o objetivo do projeto, buscando verificar se a proposta estava alinhada às necessidades da ONG.

Objetivo geral

Desenvolver um sistema integrado para apoiar o gerenciamento dos alunos e da instituição CECP.

Objetivos específicos apresentados

Foram discutidos os seguintes objetivos:

Centralizar os dados atualmente espalhados em documentos físicos e arquivos digitais;
Reduzir a dependência de documentos físicos para consulta e gerenciamento;
Facilitar o acesso às informações por professores, coordenadores, responsáveis e alunos;
Apoiar o acompanhamento dos alunos;
Possibilitar o registro e consulta de históricos;
Facilitar a comunicação entre a coordenação, voluntários e famílias;
Apoiar a prestação de contas da ONG perante parceiros, apoiadores e órgãos fiscalizadores.

A necessidade de acompanhamento da situação escolar dos alunos também foi mencionada durante a conversa, mas ainda não foram definidos quais dados deverão ser registrados nem como esse acompanhamento será realizado no sistema.

4. Benefícios esperados

Durante a reunião, foram apresentados possíveis benefícios decorrentes da digitalização dos processos da ONG.

Entre eles:

Maior controle e facilidade na gestão da instituição;
Maior facilidade para organizar inscrições;
Melhor organização dos dados e documentos dos alunos;
Possibilidade de iniciar o processo de interesse em uma inscrição de forma remota;
Maior facilidade para localizar informações e documentos;
Apoio ao processo de doações;
Possibilidade de utilizar o site como apresentação institucional da ONG.

Também foi discutida a possibilidade de adequar a interface e os recursos do sistema às necessidades apresentadas em editais dos quais a ONG participe. Essa possibilidade ainda depende do levantamento das exigências específicas.

5. Processo de construção e validação

Foi discutido que o desenvolvimento deverá ocorrer de forma iterativa, com apresentação e validação junto à ONG.

O processo apresentado consiste, de maneira geral, em:

A equipe elaborar uma proposta ou protótipo;
Apresentar a proposta aos representantes da ONG;
Receber feedback sobre o que está adequado ou precisa ser alterado;
Realizar os ajustes necessários;
Apresentar novamente a proposta para validação.

Foi utilizado como exemplo uma possível tela de inscrição de aluno. Pedro mencionou informações como:

Nome do aluno;
Matrícula;
Indicação de necessidades específicas;
Documentação dos pais ou responsáveis, quando aplicável.

Esses campos foram utilizados como exemplo durante a discussão e ainda deverão ser confirmados durante o levantamento e a validação dos requisitos.

Marcos reforçou que a equipe não deve definir sozinha o que o sistema precisa fazer. A participação contínua da ONG é necessária para que as funcionalidades desenvolvidas correspondam às necessidades reais da instituição.

6. Reuniões e comunicação

Foi discutida a necessidade de manter uma comunicação frequente entre a equipe do projeto e a ONG.

Pedro informou que possui disponibilidade às sextas-feiras, tendo mencionado o período entre 14h e 15h como uma possibilidade, além de horários após as 20h.

Entretanto, o horário fixo semanal ainda depende de confirmação junto aos demais envolvidos.

Também foi discutida a realização de reuniões específicas com Sandra e Ivan, que poderão ocorrer em outros horários e, se necessário, de forma presencial.

Encaminhamentos relacionados à comunicação

Pedro deverá verificar a disponibilidade de Sandra e Ivan;
A equipe deverá manter contato frequente com o CECP durante o desenvolvimento do projeto;
As reuniões deverão ser utilizadas para apresentação, discussão e validação das propostas;
A possibilidade de uma reunião no dia 18/09/2026 foi mencionada, mas não ficou registrada como reunião definitivamente confirmada.

O projeto faz parte da disciplina de Requisitos de Software da UnB e deverá continuar ao longo do semestre, com necessidade de interação frequente entre a equipe e o CECP.

7. Situação atual da gestão de alunos

Pedro descreveu o processo atualmente utilizado pela ONG para gerenciar os alunos.

Atualmente, o processo é predominantemente manual:

O cadastro dos alunos é realizado principalmente por meio de ficha física relacionada ao judô;
Houve uma tentativa de utilização de um formulário digital do Google;
O papel ainda é utilizado em grande parte do processo;
Um possível novo aluno participa de uma aula experimental;
Após a aula experimental, a equipe pode entrar em contato pelo WhatsApp;
Na aula seguinte, o aluno apresenta a documentação física necessária;
Os documentos são assinados presencialmente.

Segundo o relato apresentado na reunião, atualmente não existe um sistema digital integrado aos dados dos alunos que centralize todo esse processo.

8. Documentos digitais existentes

Pedro informou que a ONG já possui alguns documentos digitalizados.

Esses arquivos são armazenados no computador, principalmente em pastas contendo documentos digitalizados em formato PDF.

Apesar da existência desses arquivos digitais, ainda existe dependência do papel. Em determinadas situações, documentos que já estão digitalizados precisam ser impressos novamente.

A situação apresentada reforça a necessidade de discutir uma estratégia de centralização e organização dos documentos no novo sistema.

9. Alunos ativos e ex-alunos

Pedro informou que a ONG possui um volume considerável de alunos, incluindo pessoas que já não participam atualmente das atividades.

Foi manifestada a intenção de manter também os registros de ex-alunos no novo sistema, uma vez que essas informações podem ser necessárias posteriormente.

Foi citado como exemplo o caso de um responsável por um ex-aluno que solicitou uma comprovação relacionada à participação do aluno nos treinos para utilização em um processo judicial.

Na ocasião, a ONG possuía a ficha de inscrição, mas não tinha um controle estruturado de frequência. A comprovação acabou sendo baseada em registros informais de conversas em grupo de WhatsApp.

O caso foi utilizado para demonstrar a necessidade de avaliar a existência de um mecanismo formal de controle de presença e geração de registros de frequência.

10. Dados e documentos necessários para inscrição

Pedro apresentou informações sobre os documentos normalmente solicitados pela ONG para inscrição dos alunos.

Foi estabelecida uma diferença entre alunos maiores e menores de idade.

10.1. Documentação do aluno

Foram mencionados:

Documento de identificação;
Comprovante de residência;
Atestado de saúde ou aptidão para a prática de esporte de contato;
Informações sobre eventuais restrições ou condições de saúde relevantes para o atendimento do aluno durante as atividades.

Pedro informou que existe uma tolerância de aproximadamente 30 a 35 dias para a entrega do atestado de saúde, em razão da necessidade de realização de consulta médica.

10.2. Documentação do responsável

Para alunos menores de idade, foram mencionados:

CPF do responsável;
RG do responsável;
Comprovante de residência do responsável.

Foi observado que o responsável pode não residir com o aluno, mas ainda assim ser a pessoa responsável por levá-lo às atividades.

11. Controle de autorização para retirada de menores

Durante a reunião, foi discutida a necessidade de manter informações relacionadas às pessoas autorizadas a retirar crianças das atividades.

Pedro relatou uma situação em que a autorização inicialmente registrada para uma criança não correspondia mais à rotina que estava sendo praticada. A alteração não havia sido formalizada na documentação da instituição.

O caso foi apresentado como exemplo das dificuldades existentes para manter as autorizações atualizadas quando o processo depende exclusivamente da presença física do responsável.

A situação reforçou a necessidade de avaliar uma forma mais ágil de atualização dessas informações no sistema.

12. Assinatura digital e modelo híbrido

Foi discutida a possibilidade de reduzir a dependência de documentos físicos por meio da assinatura digital.

Foram consideradas possibilidades como:

Utilização de uma ferramenta de assinatura digital;
Utilização de um mecanismo de assinatura digital semelhante aos serviços governamentais;
Assinatura física seguida de digitalização e envio do documento para a ONG.

Pedro afirmou que o cenário desejado seria reduzir ao máximo o contato com papel.

Entretanto, também foi reconhecido que alguns processos podem continuar exigindo documentos físicos. Dessa forma, foi considerada a possibilidade de um modelo híbrido, no qual documentos digitais e físicos coexistam quando necessário.

A solução definitiva ainda deverá ser analisada e validada pela equipe e pela ONG.

13. Gestão institucional da ONG

Além da gestão dos alunos, Pedro apresentou informações preliminares sobre o funcionamento institucional da ONG.

Ele destacou que Sandra e Ivan possuem maior conhecimento sobre essa parte da organização e deverão participar de futuras etapas do levantamento.

13.1. Divulgação e presença institucional

Atualmente, a divulgação da ONG ocorre principalmente pelo Instagram.

Segundo Pedro, o site existente encontra-se desatualizado e não é utilizado ativamente, embora o domínio continue ativo.

Foi discutida a possibilidade de reformulação do site para funcionar como uma apresentação institucional da ONG, incluindo conteúdos como:

Informações institucionais;
Fotos das atividades;
Vídeos;
Divulgação de ações e eventos;
Registro de atividades e campeonatos;
Portfólio das ações realizadas.

Pedro também relatou que representantes de órgãos públicos ainda solicitam informações sobre o site da instituição, indicando que a presença institucional na web continua sendo relevante para determinados públicos.

14. Doações e apoio financeiro

Pedro apresentou, de forma preliminar, como a ONG obtém e administra alguns recursos.

Segundo o relato:

A instituição recebe doações por meio de solicitações encaminhadas em ofícios;
Os ofícios podem conter dados institucionais e documentação da ONG;
A instituição também recebe doações de bens, como computadores e veículos;
Alguns bens recebidos podem ser vendidos para gerar recursos para a instituição;
Foram mencionadas parcerias que realizam repasses periódicos destinados a despesas da ONG.

Essas informações foram apresentadas como parte do levantamento inicial da gestão institucional. O funcionamento detalhado desse processo ainda deverá ser validado com Sandra e Ivan.

15. Prestação de contas

Pedro apresentou como exemplo um processo de prestação de contas relacionado à aquisição de materiais para os alunos.

O fluxo relatado envolve:

Solicitação de determinado valor por meio de ofício;
Apresentação de diferentes orçamentos para o item solicitado;
Aprovação da solicitação;
Realização da compra;
Emissão da nota fiscal;
Apresentação de fotos ou vídeos como comprovação da utilização ou entrega do recurso.

O exemplo utilizado durante a reunião envolveu a aquisição de kimonos para alunos.

O processo deverá ser posteriormente detalhado e validado com os responsáveis pela gestão institucional.

16. Etapa atual do projeto

Foi discutida a etapa atual do trabalho da equipe.

Segundo o alinhamento realizado na reunião:

A equipe encontra-se na etapa de alinhamento e levantamento junto à ONG;
O desenvolvimento propriamente dito ocorrerá em uma etapa posterior;
A equipe depende das informações e validações fornecidas pela ONG para consolidar os requisitos;
O levantamento não deve ser concluído apenas com base em suposições da equipe.

Dessa forma, a reunião foi considerada parte do processo de levantamento e refinamento das necessidades do sistema.

17. Levantamento preliminar de necessidades e possíveis requisitos

Os itens abaixo representam necessidades, possibilidades e indícios de requisitos identificados durante a reunião. Eles não devem ser considerados requisitos formalmente aprovados até que sejam analisados, refinados e validados com os representantes e usuários envolvidos.

17.1. Site institucional e divulgação

O sistema poderá disponibilizar informações institucionais da ONG.
Poderá existir uma área destinada à apresentação das atividades realizadas pela instituição.
Poderá haver suporte à publicação de fotos e vídeos das atividades.
O site poderá funcionar como uma vitrine institucional da ONG.
A necessidade de integração direta com redes sociais ainda não foi definida.

17.2. Cadastro e gerenciamento de alunos

O sistema deverá ser avaliado como alternativa ao controle atualmente realizado por fichas físicas.
Os dados dos alunos deverão ser centralizados em uma estrutura organizada.
Deverá ser avaliada a possibilidade de realizar buscas rápidas pelas informações dos alunos.
O sistema poderá apoiar o processo de interesse e inscrição de novos alunos.
Deverá ser analisada a possibilidade de manifestação de interesse de forma remota.
Deverá ser avaliada a necessidade de uma etapa de aprovação da inscrição pela ONG.
O cadastro deverá considerar as diferenças existentes entre alunos maiores e menores de idade.
O sistema deverá permitir o registro dos documentos necessários à inscrição.
Deverá ser avaliada a possibilidade de registrar informações relevantes para o acompanhamento dos alunos.
Deverá ser avaliada a possibilidade de manter registros de alunos ativos e ex-alunos.
Deverá ser analisada a necessidade de registrar informações relacionadas à situação escolar do aluno.
A necessidade e o formato de históricos ainda deverão ser especificados.

17.3. Documentos e informações dos alunos

O sistema deverá permitir o registro ou armazenamento da documentação exigida pela ONG.
Entre os documentos mencionados estão documento de identificação e comprovante de residência.
Deverá ser avaliado o armazenamento do atestado de saúde.
Deverá ser avaliado como informações sobre restrições ou condições de saúde relevantes serão registradas e disponibilizadas aos usuários autorizados.
Para alunos menores, deverão ser considerados os documentos dos responsáveis.
Deverá ser avaliado o registro das pessoas autorizadas a retirar menores.
Deverá ser avaliada uma forma de atualização das autorizações de retirada.

17.4. Assinatura e digitalização

Deverá ser avaliada a utilização de assinatura digital para documentos.
Deverá ser avaliada a possibilidade de receber documentos assinados fisicamente e posteriormente digitalizados.
O sistema deverá ser avaliado quanto à necessidade de armazenamento dos documentos assinados.
Deverá ser considerada a possibilidade de operação em modelo híbrido, quando a eliminação completa do papel não for viável.

17.5. Controle de presença

Deverá ser avaliada a implementação de controle estruturado de presença dos alunos.
Deverá ser avaliada a possibilidade de consultar o histórico de frequência de um aluno.
Deverá ser avaliada a possibilidade de gerar uma comprovação de frequência quando necessária.

17.6. Gestão institucional

Deverá ser levantada a necessidade de armazenar informações institucionais utilizadas pela ONG.
Deverá ser analisada a necessidade de apoio ao processo de elaboração e gerenciamento de ofícios.
Deverá ser analisado o gerenciamento de doações recebidas.
Deverá ser analisado o registro de bens recebidos por meio de doação.
Deverá ser analisado o registro de recursos provenientes de parcerias.
Deverá ser analisado o processo de prestação de contas.
Deverá ser avaliado o armazenamento de orçamentos relacionados às solicitações.
Deverá ser avaliado o armazenamento de notas fiscais.
Deverá ser avaliado o armazenamento de fotos e vídeos utilizados como comprovação.
Deverá ser levantada a necessidade de diferentes perfis de acesso para os responsáveis pela gestão institucional.

18. Regras e procedimentos de negócio relatados

As informações abaixo representam regras ou procedimentos relatados durante a reunião. Assim como os itens da seção anterior, deverão ser confirmados com a ONG antes de serem formalizados no sistema.

RN01 - Documentação de responsável

Para alunos maiores de idade, não é necessária a documentação de um responsável, uma vez que o próprio aluno responde legalmente por si.

RN02 - Prazo para entrega do atestado

Foi relatado que existe uma tolerância aproximada de 30 a 35 dias para a entrega do atestado de saúde, em razão da necessidade de consulta médica.

RN03 - Autorização para retirada de menores

A retirada de um menor deve observar a documentação e as autorizações registradas pela instituição.

RN04 - Atualização de autorização

Alterações nas pessoas autorizadas a retirar um menor precisam ser formalizadas para que o registro da instituição permaneça atualizado.

RN05 - Domínio existente

O domínio do site atualmente utilizado pela ONG já existe e permanece ativo.

RN06 - Controle atual de presença

Atualmente, o controle de presença ocorre de maneira informal, incluindo registros em grupos de WhatsApp, não havendo um mecanismo estruturado de chamada apresentado durante a reunião.

RN07 - Doações e recursos

A ONG recebe recursos por diferentes meios, incluindo doações, bens recebidos e parcerias.

RN08 - Prestação de contas

No processo apresentado como exemplo, a prestação de contas envolve orçamentos prévios, aprovação, nota fiscal e registros por meio de fotos ou vídeos.

19. Pendências e próximos passos

Pedro

Conversar com Sandra e Ivan sobre o projeto;
Explicar a importância da participação deles no levantamento;
Verificar a disponibilidade de Sandra e Ivan para reuniões;
Buscar informações adicionais sobre a gestão institucional da ONG;
Encaminhar à equipe os horários disponíveis para futuras reuniões.

Equipe do projeto

Organizar e consolidar as informações levantadas;
Apresentar as propostas e interpretações para validação do CECP;
Evitar assumir requisitos sem validação;
Preparar a apresentação do levantamento realizado até o momento;
Aprofundar o levantamento sobre gestão institucional em reuniões futuras;
Refinar os itens identificados como necessidades ou possíveis requisitos.

Próxima reunião

Foi mencionada a possibilidade de realização de uma nova reunião em 18/09/2026, para apresentação do que foi levantado até o momento e coleta de feedback.

A realização e o horário da reunião ainda dependem de confirmação.

20. Pontos em aberto

Permaneceram como pontos a serem aprofundados:

Funcionamento detalhado da gestão institucional;
Participação de Sandra e Ivan no levantamento;
Definição dos perfis de usuários;
Campos definitivos do cadastro de alunos;
Forma de armazenamento e organização dos documentos;
Processo definitivo de assinatura digital;
Necessidade e funcionamento do modelo híbrido;
Regras detalhadas para autorização de retirada de menores;
Funcionamento do controle de presença;
Informações que deverão compor o acompanhamento escolar;
Estrutura e finalidade dos históricos;
Processo detalhado de doações;
Processo detalhado de prestação de contas;
Necessidades específicas relacionadas ao site institucional;
Requisitos relacionados a editais específicos, caso aplicáveis.

21. Encerramento

Ao final da reunião, Pedro informou não possuir dúvidas adicionais sobre o processo apresentado.

A reunião contribuiu para o alinhamento inicial entre a equipe do projeto e o CECP, além de ampliar a compreensão sobre os processos atualmente utilizados pela instituição.

Ficou reforçada a necessidade de continuidade da participação dos representantes da ONG, especialmente de diferentes pessoas envolvidas nas atividades e na gestão institucional, para que as necessidades identificadas possam ser posteriormente transformadas em requisitos analisados e validados.

Ata elaborada com base na reunião presencial realizada em 17/09/2026 entre Marcos Vinicius Monteiro, integrante da equipe do projeto, e Pedro Augusto Cajado Coutinho, representante do CECP. Os itens classificados como necessidades, possibilidades ou requisitos preliminares dependem de análise e validação nas etapas seguintes do projeto.