Solução proposta

2.1 Objetivos do Produto

Este produto visa transformar a gestão de compras, estoque e vendas da RX Hospitalar, tornando-a mais ágil, intuitivo e estratégico o processo de análise. A história de usuário junto com o objetivo geral abaixo orienta o desenvolvimento da solução e os Objetivos Específicos do Projeto (OE) detalhados na Tabela 1, assegurando rastreabilidade e foco nos resultados mensuráveis.

Objetivo Geral (OG) do Projeto:

• Otimizar o processo de análise de planilhas, atualmente gerenciadas pelo cliente, de forma a transformar a gestão de compras e estoque da RX Hospitalar, tornando-a mais ágil, intuitiva e estratégica.

2.2 Características da Solução

Para materializar os objetivos definidos, a solução será construída sobre um conjunto de funcionalidades interconectadas. Cada componente foi pensado para resolver um desafio específico, desde a consolidação segura dos dados até a apresentação de insights acionáveis para as equipes de gestão e vendas.

A seguir, detalhamos os pilares que compõem as características do produto:

• Data Hub: importação assistida de arquivos gerados pelo ERP, Planejamento de Recursos Empresariais (faturado, estoque, pendências) + cadastro de produtos/linhas/indústrias/regiões.
• Regras de estoque: parametrização de estoque-alvo, curva ABC por linha, exceções por indústria (ex: 90 dias mínimos), estratégias de vendas de acordo com o estoque.
• Dashboards Operacionais: Reposição por linha/indústria (priorização por criticidade ABC, cobertura , giro, validade); Produtos parados (dias sem saída).
• Catálogo e busca: (produto, linha, código)
• Segurança e sigilo: (Gestor de Compras).
• Interface que seja de entedimento simples para o usuário: visão por hospital/médico (clientes), vendedores, sugestões de compra.

Objetivos Específicos (OE) do Projeto:

Tabela 1: Objetivos Específicos do Projeto

Código	Objetivo Específico	Indicador de Sucesso
OE1	Reduzir o tempo de análise de compras e estoque	Diminuir o tempo gasto nas análises em no mínimo 50%
OE3	Centralizar dados das planilhas de itens faturados, pendentes, estoque, consignados e pedidos em uma visão única.	Eliminar completamente a necessidade de consulta parcelada das 5 planilhas distintas usadas.
OE4	Implementar filtros dinâmicos por linha, produto, cliente e período (ex: últimos 4 meses).	O usuário consegue filtrar e visualizar dados pesquisados em menos de 5 minutos.
OE5	Automatizar o cálculo de estoque ideal com base na média de vendas dos últimos 4 meses, gerando sugestões automáticas de reposição e pedidos fracionados por caixas.	O sistema sugere uma reposição com 100% de precisão em relação à análise manual atual, com isso se espera obter uma redução de até 80% na necessidade de cálculos manuais de compra.
OE6	Permitir a visualização rápida de produtos abaixo do estoque mínimo (4 meses) e produtos parados.	Redução em 80% do risco de ruptura de estoque ou perda por validade.
OE7	Garantir sigilo e controle de acesso aos dados sensíveis (preços, clientes).	Apenas usuários autorizados acessam informações críticas; zero vazamentos.
OE8	Notificar automaticamente os produtos que estão com giro baixo dentro do estoque comparado a sua média.	Dispor as informações dos produtos parados pelo menos nos últimos 3 meses.
OE9	Oferecer uma visão analítica sobre o histórico de compras de cada cliente por período específico e produto específico.	Diminuir em 80% a carga de pesquisa e análise sobre produtos que saem mais para um determinado cliente.

Fonte: De autoria própria.

2.3 Pesquisa de Mercado e Análise Competitiva

No mercado de softwares aplicados ao setor hospitalar e de saúde, destacam-se empresas que oferecem sistemas de gestão (ERPs) consolidados, como Totvs, SAP e Omie. Essas plataformas já disponibilizam soluções robustas, com módulos abrangentes e boa integração de funcionalidades administrativas. No entanto, quando analisadas sob a perspectiva de empresas de pequeno e médio porte do setor de venda de materiais hospitalares, especialmente em Brasília-DF e em torno, algumas fragilidades se tornam evidentes:

• Totvs: Apresenta alto custo de implementação e manutenção, o que dificulta o acesso de empresas menores. Além disso, sua estrutura complexa pode demandar treinamentos extensos e maior tempo de adaptação.
• SAP: É uma solução completa e de grande escala, mas justamente por isso carece de flexibilidade para personalizações específicas. Seu processo de implantação é demorado e oneroso, o que inviabiliza muitas vezes a adoção em realidades menores.
• Omie: Apesar de ser mais acessível financeiramente que os dois anteriores, ainda é uma plataforma generalista, sem foco direto nas necessidades específicas do setor hospitalar, como o controle rígido de prazos de validade e rastreabilidade de materiais.

A solução proposta neste trabalho se diferenciará por:

• Simplicidade e Customização: O sistema será desenvolvido sob medida para as necessidades da empresa, evitando a sobrecarga de funções desnecessárias e priorizando usabilidade.
• Gestão de Estoque Especializada: Haverá um controle preciso de materiais, incluindo prazos de validade e rastreabilidade, aspecto essencial no setor hospitalar.
• Custo Reduzido e Acessibilidade: Por ser pensado para uma realidade interna, o software terá menor custo de implantação e manutenção, quando comparado a grandes ERPs, tornando-se mais viável para pequenas e médias empresas.
• Eficiência Operacional: A proposta visa otimizar fluxos de trabalho como controle de pedidos e organização de informações, reduzindo erros e aumentando a segurança nos processos.

2.4 Análise de Viabilidade

Com os desafios identificados para este projeto, a viabilidade técnica do projeto é média, dado que alguns membros da equipe possuem experiências prévias com Python e bibliotecas que geram gráficos e consomem tabelas, como o Panda. Mesmo com a não possibilidade de conseguirmos realizar a integração com o software de gestão já utilizado pela empresa, a Soft System, pois é um sistema privado, o cliente nos garantiu a possibilidade de compartilhar o modelo de planilha usado pelo setor, que já é retirado do sistema. A lógica e regras já utilizadas pelo cliente já existem, nosso desafio é como serão transparecidos esses dados de forma mais rápida e intuitiva para o usuário.

Além disso, com informações advindas da nossa pesquisa, já há soluções parecidas com o nosso produto no mercado e que podem ser usadas como referência no desenvolvimento, ao invés de precisar começar tudo do zero. Com a utilização de bibliotecas como Panda, para os gráficos dos dashboards, e frameworks, como o Django, o projeto tende a ser mais fácil de ser executado pela disponibilidade de informação nos meios de pesquisa. A disposição, interesse e compromisso do grupo, até o presente momento, por inteiro são fatores que também demonstram uma boa perspectiva da execução do projeto.

O prazo estimado de acordo com o planejamento das sprints é 3 meses, no máximo, de sprints de no mínimo 1 semana, com 5 horas de trabalho cada uma, por integrante do grupo. Cada sprint terá entregas incrementais ao sistema, que o irá deixando mais robusto e completo para o uso do cliente, com foco em analisar rapidamente diferentes planilhas de forma intuitiva, o que permitirá validações constantes e ajustes rápidos. O cronograma é considerado viável, mas ainda sim apertado, dada a ambientação da equipe com as tecnologias a serem usadas e conhecimento sobre manipulação de tabelas e dados, já que a equipe não possui processos semelhantes a esse feito previamente.

Todavia, mesmo com a restrição de tempo, a viabilidade do projeto é possível, pois a equipe de desenvolvimento usará uma base de dados já existente, regras de negócio já definidas, já há soluções parecidas no mercado que servirão como referência, utilizando o PowerBI por exemplo. Deixando o nosso desafio tornar esses dados mais fáceis e rápidos de serem analisados dentro de um sistema interno e seguro para o cliente.

2.5 Impacto da Solução

A implementação desta solução vai além da simples automação de tarefas, gerando valor tangível em múltiplas frentes da operação. Os impactos esperados, detalhados abaixo, estão diretamente ligados à consecução dos Objetivos Específicos (OE) do Projeto Tabela 1 e abrangem desde a melhoria do ambiente de trabalho para os colaboradores até ganhos expressivos em eficiência e governança. A seguir, detalhamos os principais benefícios que o projeto trará para a organização.

• Aumento da Produtividade e Eficiência Operacional
  Impacto: Redução drástica do tempo dedicado à análise de dados e conexão entre as planilhas, permitindo que a equipe foque em atividades estratégicas.
  Viabilizado por: OE1 (Reduzir tempo de análise), OE3 (Centralizar dados) e OE5 (Automatizar cálculos de reposição).

• Melhoria na Confiabilidade e Redução de Riscos
  Impacto: Diminuição significativa do risco de ruptura de estoque, produtos parados e erros manuais, assegurando a continuidade do negócio e o cumprimento de SLAs.
  Viabilizado por: OE6 (Visualizar produtos abaixo do mínimo e parados) e OE8 (Notificação sobre produtos em estado crítico).

• Tomada de Decisão Estratégica e Baseada em Dados
  Impacto: Acesso rápido a insights acionáveis sobre o histórico de compras dos clientes, performance de vendedores e sazonalidade, habilitando ações de cross-sell e recuperação de clientes.
  Viabilizado por: OE4 (Filtros dinâmicos) e OE9 (Visão analítica do histórico por cliente).

• Fortalecimento da Governança e Segurança da Informação
  Impacto: Controle rigoroso sobre o acesso a dados sensíveis (preços e clientes), garantindo conformidade e proteção do patrimônio informacional da empresa.
  Viabilizado por: OE7 (Garantir sigilo e controle de acesso).

• Padronização e Qualidade de Vida no Trabalho
  Impacto: Unificação de processos e linguagem, redução da carga mental operacional e provisionamento de uma ferramenta intuitiva, resultando em um ambiente de trabalho mais organizado e com menor estresse.
  Viabilizado pela: Sinergia de todos os OEs que eliminam tarefas manuais repetitivas.