Solução Proposta

Objetivo do Produto

O objetivo do produto é modernizar e centralizar o processo de reservas de salas e estações de trabalho, que atualmente é feito de forma manual, por meio de planilhas pouco utilizadas e da atuação de uma pessoa responsável pelas marcações. Esse modelo consome tempo, gera conflitos de uso e dificulta o planejamento do espaço físico.

Objetivos Específicos

• Eliminar ineficiências do processo atual: reduzir dependência de planilhas (modo que é feito atualmente) e do trabalho manual de uma única pessoa.

• Otimizar a utilização do espaço: permitir que colaboradores planejem com antecedência sua presença no escritório, garantindo previsibilidade e reduzindo conflitos.

• Aumentar a produtividade interna: liberar tempo dos colaboradores que hoje gastam em tarefas administrativas e resolução de conflitos de reserva.

• Proporcionar autonomia e conveniência: criar um processo centralizado e acessível de agendamento de recursos, sem necessidade de intermediários.

• Ampliar a visibilidade estratégica para a gestão: disponibilizar dados consistentes sobre taxa de ocupação e padrões de uso do escritório, apoiando decisões sobre infraestrutura e custos operacionais.

• Apoiar a adesão ao modelo híbrido: tornar o trabalho presencial mais organizado e eficiente, fortalecendo a integração entre equipes.

Características da Solução

A solução proposta terá como foco apoiar a organização e o planejamento do modelo híbrido da empresa, garantindo o uso eficiente das salas e ambientes de trabalho. De forma preliminar, destacam-se as seguintes características:

• Reserva de Salas e Estações de Trabalho: reservas online simples e rápidas, com prevenção automática de conflitos e maior controle do uso dos espaços.

• Mapa Interativo de Ocupação: visualização em tempo real de salas e estações disponíveis/ocupadas, apoiando decisões imediatas.

• Gestão de Capacidade e Regras de Uso: definição de limites por sala conforme políticas internas e normas de segurança, garantindo uso adequado.

• Relatórios e Indicadores de Utilização: métricas de frequência de uso, horários de pico e uso por equipe, apoiando reorganização ou expansão da infraestrutura.

• Controle de Permissões e Perfis de Acesso: perfis por cargo/setor/equipe, com possibilidade de bloqueio ou prioridade de uso em situações específicas.

• Integração com Ferramentas Corporativas: sincronização com calendários (Google Workspace) para evitar conflitos, além de notificações automáticas em canais como Slack.

• Flexibilidade para Diferentes Ambientes: funcionamento adaptado para coworking interno, salas de reunião, hubs de inovação e escritórios satélites, escalável para múltiplas unidades da empresa.

Métodos e Tecnologias

O desenvolvimento da solução seguirá uma metodologia ágil, utilizando tecnologias modernas e já consolidadas na infraestrutura da empresa, garantindo eficiência, confiabilidade e facilidade de manutenção.

Stack Tecnológico

Vue.js

Framework Frontend Moderno

• Facilidade de uso e curva de aprendizado rápida
• Interface moderna e responsiva
• Simplicidade de manutenção
• Performance otimizada

Python + Django REST Framework

API Robusta e Escalável

• Linguagem já consolidada na Softex
• Facilidade na geração de relatórios
• Amplo ecossistema de bibliotecas
• Recursos avançados para análise de dados

PostgreSQL

Banco de Dados Confiável

• Já consolidado na infraestrutura da empresa
• Confiabilidade e robustez
• Recursos avançados para consultas
• Otimizado para relatórios complexos

Docker

Containerização e Deploy

• Empacotamento padronizado
• Redução de problemas de compatibilidade
• Agilidade no processo de deploy
• Experiência consolidada na empresa

Git + GitHub

Versionamento e Colaboração

• Controle de versão robusto
• Issues e Projects para organização
• Colaboração em equipe
• Acompanhamento de desenvolvimento

Integrações Corporativas

Google Calendar

Sincronização de Reservas

• Bloqueios automáticos
• Atualizações em tempo real
• Cancelamentos sincronizados
• Integração nativa com workspace

Slack

Comunicação e Lembretes

• Confirmações de agendamento
• Lembretes automáticos
• Notificações em tempo real
• Integração com equipes

Google Workspace SSO

Autenticação Segura

• Single Sign-On integrado
• Ambiente organizacional unificado
• Segurança corporativa
• Gerenciamento centralizado de usuários

Metodologia de Desenvolvimento

Sprints

Desenvolvimento Iterativo

• Ciclos de 2 semanas
• Revisões regulares
• Feedback contínuo
• Entregas incrementais

GitHub Projects

Gestão de Tarefas

• Backlog organizado
• Categorização por prioridade
• Atribuição de responsáveis
• Acompanhamento de progresso

Code Review

Qualidade de Código

• Revisões obrigatórias
• Testes automatizados
• Documentação atualizada
• Padrões de qualidade

Benefícios da Abordagem

Integração

Tecnologias Consolidadas

• Stack já conhecido pela empresa
• Redução de curva de aprendizado
• Suporte interno disponível

Eficiência

Otimização do Negócio

• Stack otimizado para o domínio
• Desenvolvimento acelerado
• Manutenção simplificada

Escalabilidade

Crescimento Sustentável

• Arquitetura preparada para expansão
• Processo automatizado
• Deploy confiável

Viabilidade da Solução

Viabilidade Técnica

Tecnologias definidas (Vue.js, Python/DRF, PostgreSQL, Docker em AWS) são maduras e bem documentadas; Python facilita integrações e geração de relatórios; arquitetura por APIs permite evolução.

Riscos: mapa interativo (UI/UX + tempo de backend), permissões granulares (modelagem/segurança), responsividade/PWA (testes multiplataforma).

Conclusão: viável com time full-stack e integração de APIs.

Viabilidade de Prazo

Meta de MVP até início de novembro com escopo claro e sprints quinzenais.

Risco principal: mapa interativo e permissões podem alongar cronograma se não priorizados desde o início.

Conclusão: viável com planejamento de sprints e foco no essencial do MVP.

Viabilidade Financeira

Evita contratação de ferramenta externa (economia estimada R$ 10–20 mil/ano); uso de AWS já disponível reduz custo inicial; projeto universitário reduz custo de desenvolvimento.

Custos potenciais: horas de desenvolvimento, manutenção evolutiva e variação de custo AWS conforme uso.

Conclusão: alto custo-benefício.

Viabilidade de Mercado

Necessidade já comprovada internamente (58 posições de coworking e 6 salas); solução aderente às políticas da organização e replicável em outras unidades.

Conclusão: alinhada à demanda, com potencial de expansão.

Sustentabilidade

Stack amplamente suportada, código sob domínio da Softex, implantação padronizada via Docker e escala em nuvem (AWS).

Conclusão: sustentável e escalável no longo prazo.

Conclusão Geral

A ferramenta de gestão de coworking e salas de reunião é tecnicamente viável, financeiramente vantajosa, executável dentro do prazo e atende à demanda real da Softex. O maior desafio será garantir o desenvolvimento do mapa interativo e do sistema de permissões dentro do cronograma, mas, com uma abordagem ágil e priorização correta, o projeto tem alto potencial de sucesso e retorno sobre investimento positivo.

Impacto da Solução

Operacional

Eficiência do Processo

• Redução do tempo de agendamento
• Eliminação de conflitos de reserva
• Confirmação imediata e automática
• Prevenção de duplicidades

Experiência do Usuário

Autonomia e Conveniência

• Disponibilidade em tempo real
• Planejamento antecipado
• Menos interrupções
• Processo autoatendimento

Gestão e Relatórios

Visibilidade Estratégica

• Métricas de ocupação
• Padrões de uso identificados
• Otimização do espaço físico
• Base para decisões gerenciais

Integração Corporativa

Ecossistema Unificado

• Sincronização com Google Calendar
• Notificações via Slack
• SSO integrado
• Processo oficial consolidado

Custo-benefício

Economia e Produtividade

• Economia de R$ 10-20 mil/ano
• Liberação de tempo administrativo
• Redução de retrabalho
• ROI positivo comprovado

Escalabilidade

Crescimento Sustentável

• Arquitetura preparada para expansão
• Replicação em outras unidades
• Deploy padronizado
• Evolução contínua