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Solução Proposta

Objetivos do Produto

Por meio de uma plataforma digital que automatize e integre os processos de gestão de equipamentos, orçamentos e atendimento, bem como permita o acompanhamento das operações técnicas e logísticas em tempo real, o objetivo principal do produto de software é melhorar a eficiência operacional da empresa Reflex Som, resolvendo os seguintes problemas:

  • Processos: elaboração manual de orçamentos; Agendamento técnico não centralizado; Falta de padronização nos atendimentos; Catálogo de equipamentos não automatizado;
  • Pessoas: dependência de interações diretas com a equipe;
  • Gestão: dificuldade de controle em eventos simultâneos; Falta de visão em tempo real da operação;
  • Comunicação: respostas aos clientes pouco padronizadas; Falta de integração entre atendimento e catálogo.

Características da Solução

Otimizar a gestão de orçamentos e equipamentos

Criar um sistema onde os orçamentos possam ser gerados automaticamente com base nos equipamentos selecionados, evitando erros manuais. Será possível visualizar em tempo real quais equipamentos estão disponíveis, reservados ou em manutenção.

Exibir de forma clara e atrativa os serviços e diferenciais da empresa

Criar um site moderno com fotos, vídeos e descrições detalhadas dos equipamentos e efeitos oferecidos, ajudando os clientes a entenderem melhor o que estão contratando. Além disso, deve haver uma área do cliente, na qual haverá orçamentos, histórico de eventos e contratos.

Ampliar a presença digital e o alcance do negócio

Tornar a Reflex Som mais visível na internet por meio de um site responsivo e bem estruturado, permitindo que mais pessoas encontrem a empresa ao buscar por serviços de som, iluminação e efeitos para eventos.

Automatizar partes do atendimento ao cliente

Permitir que o cliente agende, consulte disponibilidade e receba propostas personalizadas automaticamente. Isso reduz trocas de mensagens e torna o processo mais eficiente.

Painel Administrativo Interno

Permitir aos funcionários o acesso a um painel administrativo interno com controle de disponibilidade, contratos e logística, bem como um módulo de acompanhamento de eventos, com checklist técnico e alertas.

Tecnologias a Serem Utilizadas

Frontend:
- React.js (site e painel do cliente)

Backend:
- Python com Django e Django Rest Framework

Banco de Dados:
- PostgreSQL

Ferramentas de Colaboração: - Git (com GitHub) - GitHub Projects - Teams e Discord

Pesquisa de Mercado e Análise Competitiva

Plataformas como o Eventbrite oferecem soluções genéricas para eventos, mas não atendem às necessidades técnicas específicas da Reflex Som.

Diferenciais da nossa solução:

  • Foco especializado:
    Voltada à gestão técnica de eventos, com escolha e visualização detalhada de equipamentos como som, iluminação, bolhas, gelo seco, lasers etc.

  • Controle operacional e logístico:
    Acompanhamento em tempo real da disponibilidade, controle de contratos e agendamento da equipe técnica.

  • Orçamentos personalizados com base técnica:
    Sugestões inteligentes baseadas em tipo de evento, localização, duração e número de convidados — agilizando o fechamento de contratos.

Análise de Viabilidade

  • Técnica:
    Ferramentas estáveis, open source, bem documentadas e amplamente utilizadas.

  • Prazo:
    Primeira versão funcional em 2 a 3 meses.

  • Financeira:
    Sem investimento inicial, qualquer retorno é positivo.

  • Mercado:
    Alta demanda por digitalização no setor de eventos.

Impacto da Solução

A digitalização das operações da Reflex Som poderá trazer benefícios diretos:

Redução no tempo de resposta ao cliente e aumento nas conversões de orçamento

Após a implantação do sistema de orçamentos automatizados, espera-se reduzir o tempo médio de resposta de até 1 dia útil para até 4 horas, durante o horário comercial. O acompanhamento será feito comparando o tempo médio de resposta dos atendimentos feitos manualmente (registrado em planilhas ou mensagens) com os automatizados via sistema. A taxa de conversão será medida com base no número de orçamentos gerados e quantos resultaram em eventos fechados. A meta inicial é aumentar em 10% as conversões nos primeiros 3 meses após a implantação.

Melhoria no controle de disponibilidade de equipamentos e redução de conflitos de agenda

Com o controle de disponibilidade em tempo real, a expectativa é reduzir problemas como reservas duplicadas ou falta de equipamentos em eventos. A verificação será feita com base no número de ocorrências registradas manualmente antes do sistema (ex: 2 a 3 falhas por mês) e comparado com o número de conflitos registrados via sistema nos 3 primeiros meses. A meta é reduzir os conflitos em pelo menos 80% após a adoção do sistema.

Aumento da presença digital

A criação do site responsivo e otimizado deve gerar um aumento gradual no número de visitantes e solicitações de orçamento online. O tráfego será monitorado por ferramentas como Google Analytics. A meta inicial é atingir pelo menos 100 visitantes por mês no primeiro trimestre e gerar ao menos 5 novos pedidos de orçamento mensais via site.

Padronização de processos e redução no tempo de treinamento de novos operadores

O uso do sistema com fluxos definidos de orçamento, reserva e atendimento permitirá que novos funcionários aprendam mais rapidamente. Atualmente, o treinamento é feito informalmente em até 2 semanas. Com a documentação e padronização do sistema, espera-se reduzir esse tempo para 5 dias úteis. A confirmação será feita com base em checklists de tarefas básicas (cadastro de orçamento, reserva de equipamento, etc.) executadas por novos operadores.