1. Cenário Atual do Cliente e do Negócio

1.1 Introdução ao Negócio e Contexto

A CCAA (Centro de Cultura Anglo-Americana) é uma rede de escolas de idiomas fundada no Brasil, focada no ensino de inglês e espanhol. Com uma metodologia própria e interativa, o CCAA busca desenvolver as habilidades de conversação, audição, leitura e escrita dos alunos, utilizando materiais exclusivos e recursos tecnológicos que facilitam a aprendizagem. Presente em várias cidades do Brasil e de outros países, a instituição é conhecida por sua abordagem prática e didática, destinada a estudantes de todas as idades.

Nesse contexto, temos uma filial da CCAA que ao longo do último ano vem enfrentando um crescimento no âmbito empregatício, o qual gerou uma dificuldade e desorganização durante o preenchimento das folhas de ponto dos funcionários. Isso, uma vez que apesar de apresentar uma folha de ponto padrão, o preenchimento é feito manualmente.

Com isso, nota-se que um sistema de software ajudaria a escola a digitalizar o processo sem a necessidade de impressão e com uma significativa redução de erros.

1.2 Identificação da Oportunidade ou Problema

Atualmente, na escola, cada funcionário preenche sua própria folha de ponto impressa ao longo do mês, sem um acompanhamento regular da diretoria durante o processo, o que aumenta o risco de erros. Esse método resulta em atrasos na organização dos dados trabalhistas, além de gerar problemas como perdas de registros e esquecimento de marcações devido a erros humanos comuns, comprometendo a precisão das informações. Dessa forma, a escola é prejudicada pela má gestão do preenchimento das folhas de ponto.

Logo, digitalizar o processo de registro do ponto ajudaria a agilizar a marcação de frequência, minimizando os erros de preenchimento e cálculo de horas, além de facilitar o controle da jornada de trabalho pelos superiores. A partir do uso de um recurso digital, as frequências dos funcionários poderão ser armazenadas sem perda de informações, como havia com as folhas, e de modo que todos da diretoria consigam acompanhar o histórico de marcação de ponto dos funcionários. A figura a seguir representa o diagrama de Ishikawa contendo as causas (6Ms) e o problema da filial da CCAA:

1.3 Desafios do Projeto

Dentre as principais dificuldades que envolvem o projeto estão os desafios técnicos relacionados à migração dos últimos dados armazenados no método atual (manual), indicados pelo cliente, para a nova plataforma digital. Isso, visando garantir uma continuidade fluida do processo de marcação do ponto sem a necessidade de uma pausa no negócio. Logo, será crucial garantir que a transferência ocorra sem perdas de informação, o que requer um planejamento junto a escola para que os dados sejam passados corretamente.

Além disso, os funcionários podem apresentar resistência quanto à digitalização do processo. Essa resistência pode surgir devido a limitações em termos de conhecimento técnico, o que pode dificultar a adaptação ao novo sistema. Para superar essa barreira, será importante desenvolver uma interface com poucos botões na tela, ou seja, no máximo 6 em cada página, ícones, e seções bem definidas de forma que os funcionários consigam entender sozinhos o fluxo de utilização do sistema, além de promover um treinamento básico para apresentar o novo sistema.

Por último, a diversidade de dispositivos móveis utilizados pelos funcionários pode complicar a disponibilidade da aplicação. Esse obstáculo deverá ser cuidadosamente trabalhado pela equipe de desenvolvedores do projeto, garantindo que o sistema funcione em diferentes marcas de celulares e computadores com diversos sistemas operacionais.

1.4 Segmentação de Clientes

Professores: Profissionais responsáveis por ensinar e orientar alunos, planejando aulas e avaliações para promover o aprendizado. Além disso, alguns desses profissionais atuam com aulas online.
Funcionários Administrativos: Equipe que gerencia tarefas organizacionais e de suporte ao funcionamento interno, como documentação e atendimento.
Funcionários de Suporte: Profissionais que garantem o funcionamento interno técnico e operacional da instituição, auxiliando nas necessidades diárias.
Gestores: Líderes que planejam, organizam e supervisionam atividades e equipes, assegurando o cumprimento dos objetivos institucionais.
Funcionários de manutenção: Profissionais responsáveis pela manutenção do ambiente de trabalho. Desde a limpeza do ambiente, manuseamento de resíduos e troca de equipamentos defeituosos.

Histórico de Versão

Data	Versão	Descrição	Autor	Revisores
30/10/2024	0.1	Breve descrição inicial do cenário atual e solução proposta	Mateus Vieira, João Lucas, Pedro Gondim	Caio Lamego, Daniela Alarcão
31/10/2024	0.2	Revisão para melhor detalhamento do projeto e adição do Ishikawa	Mateus Vieira, Caio Lamego	João Lucas, Pedro Gondim, Daniela Alarcão
06/11/2024	1.0	Descrição geral do cenário atual do cliente e do negócio	Mateus Vieira, Caio Lamego	João Lucas, Pedro Gondim, Daniela Alarcão